Performance des achats et maîtrise des risques :

Les conseils de notre experte

Rédigé par Mélanie Spagnuolo Peuf

Expert achats et CEO de Buy the moon

Qu’est-ce qu’englobe la performance économique ou financière  des achats ?

La performance économique englobe plusieurs notions. On se concentre souvent sur le gain achats qui est représenté, dans la majorité des cas, comme étant la différence entre le montant de référence et le montant contractualisé. Ce gain synthétise deux indicateurs, que l’on peut également mettre en avant séparément, à savoir :

Tout cela reste néanmoins au stade de la promesse. Il convient de mettre en exergue également ce que l’on peut appeler le « gain à terminaison », afin de monitorer la performance réelle des achats. Ce gain est calculé en fin de marché sur les dépenses réellement effectuées. In fine, très peu d’organismes calculent ce KPI, soit par soucis de méthode, soit par problématique sur les rôles et responsabilités ou plus simplement en raison d’un manque de communication entre le contrôle de gestion et les achats.

Il convient également de séparer ce que l’on appelle les « cost avoidance » qui sont des économies constatées mais qui ne sont pas du fait des achats. Par exemple la fermeture d’un site fera baisser les dépenses en Facility Management.

Quelle est la principale erreur à éviter lorsque l’on parle de performance économique ?

La principale erreur est de calculer ces indicateurs par conformisme, sans réellement se poser la question de ce que l’on veut en faire, ce sur quoi on veut agir, à qui on va les communiquer et pourquoi. Il est très important d’inclure les parties prenantes dans cette démarche, comme le contrôle de gestion, par exemple, et de se mettre d’accord sur le fonctionnement. Il faut également ne pas être trop « puriste ». En effet, toutes les méthodes sont perfectibles, ce qu’il faut retenir c’est bien les tendances qui sont données.

Quel est le risque lié aux achats qui impacte le plus la performance selon vous ?

La mauvaise expression du besoin est, selon moi, le fait générateur qui peut impacter le plus la performance. En effet, les risques ou effets négatifs associés à une mauvaise expression du besoin peuvent être divers et perceptibles à n’importe quel moment du processus achat. Au stade de la passation, par exemple lorsqu’une procédure est déclarée sans suite, faute de candidature, en raison d’une problématique de faisabilité du projet décrit dans le cahier des charges. Ou encore lorsqu’un prestataire est sélectionné sur la base de mauvais critères de jugement des offres, entraînant ainsi des risques sur le plan juridique.

De plus, une mauvaise définition du besoin peut conduire à de nombreuses dérives en cours d’exécution du marché notamment des dérives financières qui pourraient dégrader la performance annoncée et potentiellement bouleverser l’économie du marché.

Comment les acheteurs pourraient-ils être plus proactifs en matière de RSE ?

La performance RSE des achats repose à la fois sur des leviers de couverture de risques mais aussi sur de la saisie d’opportunités. L’acheteur est au cœur de cette démarche proactive et de saisie d’opportunités. Il peut challenger le besoin pour la mise en place de spécifications plus favorables à l’environnement, se diriger vers des solutions « eco-friendly », mettre des critères de notation RSE, passer des marchés réservés… Les pistes sont nombreuses et accessibles pour la commande publique.